議論を活発にするための3つのポイント
1つはレイアウトです。会議で多いロの字やコの字型は、対面にいる人との距離が遠いので大きな声で話す必要があり、自信のある人ばかりが発言することになりがちです。参加者が話しやすいのは、参加者同士の距離が近いIの字や、お互いフラットな関係になる丸テーブル。環境が許せば車座もおすすめです。
2つ目は、声のかけ方。会議のスタートは「はい・いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンから始めると、答えやすいので話がテンポよく進みます。いろいろな人が発言するようになったところで、自由回答のオープンクエスチョンに切り替え、議論を深めていくといいでしょう。
3つ目は、主催者が話を聞く姿勢です。腕組みやふんぞり返るような姿勢はＮＧ。椅子に浅く座る、あいづちを打つなど「意見を聞きたいです」と態度でも示すことで、参加者も協力的になります。
参加者が納得感を持てる会議にしよう！
「主催者側のいいように決めたのでは？」などと参加者が不満を抱かないためには、「このような判断基準で決めました」と、決定の理由を明示することが大切です。そうすれば、意見が採用されなかった側も納得しやすくなります。
また、後から「こっちの方が良かった」「何でこうなったの？」などと言われないためにも必ず話し合った内容や結論に至った経緯を記録し、共有しましょう。議事録は、ホワイトボードの内容を写真で残す方法もおすすめです。
春は初めての会議が多く、みんな緊張しています。まずは、人の話をよく聞くだけでOK。みんなの気持ちもほぐれるし、好感を持たれて、新しい仲間づくりにも有効ですよ。
今回のPoint
- 会議のはじめに目的とゴールを参加者に伝えよう！
- やりっぱなしはNG！記録と共有、振り返りを忘れずに
- 相手の話をしっかり聞くことで、意見を言う・まとめるがスムーズに！
